В повседневной деятельности мы постоянно что-то набираем на компьютере. Будь-то реферат, статья, электронное письмо, сообщение в асе или пост форуме. И если в частной переписке правилами вас никто не ограничивает, то при наборе текстовых документов кое-какие формальности соблюдать необходимо. Чем раньше вы с ними ознакомитесь, тем лучше. Перед тем, как дать конкретные советы, напомню, что несомненный плюс — это хорошее знание русского языка и метода слепого десятипальцевого набора. Резюме с ошибками, например, может быть отвергнуто уже на первом этапе отбора: безграмотный текст вряд ли кому понравится. А метод скоростного набора уменьшит и количество ошибок (ведь набирать вы будете глядя на экран, а не на клавиатуру) и затрачиваемое на набор текста время. Сэкономленные минуты и часы можно будет потратить на нечто более приятное или полезное.
В российском документообороте используется формат А4 (210×297 мм или 8,3×11,7 дюймов). В редких случаях — А5 (вполовину уменьшенный формат А4: 148×210 мм). Другие форматы: Letter, B4 и другие не используются. Ориентация страниц книжная (вертикальное). Поля желательно выставить следующие: слева 30 мм, сверху и снизу по 20 мм, справа 10 мм. Такой лист из-за широкой левой части легко подшивается.
Рефераты, учебные работы, научные статьи обычно набираются шрифтом Times New Roman 14 кеглем полуторным интервалом между строками. При этом используется абзацный отступ 1,25–1,5 см. В вашем учебном заведении или организации могут быть другие стандарты.
В OpenOffice.org за изменение этих значений отвечает меню “Формат > Страница” и “Формат > Абзац”. В Microsoft Office Word 2007 меню “Разметка > Поля > Настраиваемые поля…” Чтобы изменить параметры абзаца просто выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт “Абзац”.
Разумеется, при наборе не должно быть никаких лишних пробелов, неправильного использования специальных символов. Чтобы их увидеть в текстовом редакторе OpenOffice.org Writer, включите опцию в меню “Вид > Непечатаемые символы” или используйте клавиши “Ctrl+F10”). Или найдите на панели значок “¶” и активируйте его. В MS Word 2007 этот значок находится в группе “Абзац”.
Как посчитать количество знаков в статье? В Writer меню “Сервис > Количество слов” или “Файл > Свойства > Статистика”. Программа выдаст значение знаков вместе с пробелами. В Word 2007 для этого служит меню “Рецензирование > Статистика”.
В русском языке существует только знак “дефис” “-” и “тире” “—” (т.н. “длинное тире”). Из английской типографики к нам перекочевало еще и “короткое тире” “–”. Однако при наборе текста многие вместо тире ставят дефис. Это неправильно. Там где правила требуют тире, нужно ставить длинное тире (оно отбивается пробелами). Короткое тире можете обычно используется при перечислениях, наборе телефонных номеров и т.п. (“7–9 кг”, “77–77–77”). Впрочем, можете про него и не вспоминать. В MS Word 2007 и более младших версиях длинное тире набирается сочетанием “Ctrl+Alt+-” (знак минус на цифровой клавиатуре). Короткое тире набирается “Ctrl+-”. К сожалению, в Writer’e для тире я не нашел привычных сочетаний клавиш. Конечно, можно забить в параметры автоматическую замену двух дефисов на тире, но я предпочитаю универсальное средство. Зажимаем “Alt” левой рукой, потом правой рукой на цифровой клавиатуре набираем 0151 и отпускаем “Alt”.
Для короткого тире используется сочетание Alt+“0150”. Для кавычек “елочкой” «0171» и «0187». Для других кавычек “0147” и “0148”. Кстати, подобный фокус работает во всех Windows-приложениях.
Если нужно вставить специальный символ, пройдите по ссылке “Пуск > Программы > Стандартные > Служебные > Таблица символов”. Далее выбираете нужный шрифт, нужный символ, щелкаете “Выбрать”, потом “Копировать”, переходите в текстовый редактор и вставляете символ с помощью меню или клавиши “Ctrl+V”.
Когда употреблять “ё”, а когда “е”? На сегодня действует § 10 “Правил русской орфографии и пунктуации” (приняты в 1956 году). С тех пор многое изменилось, поэтому можете использовать эту букву в именах, фамилиях, географических названиях, в словах, требующих однозначного прочтения и детских изданиях.
Очень часть приходится в уже оформленный текстовый документ вставить кусок текста из Интернета или другого файла. Но вставляется он с тем форматированием, которым был создан. Чтобы внедрить его с нужным стилем, скопируйте его в буфер обмена и вставьте как текст без форматирования: меню “Правка > Вставить как > Текст без форматирования” (Writer 3.0) или меню “Главная > Вставить > Специальная вставка > Неформатированный текст” (Word 2007). В Word’e также можно воспользоваться клавишами “Ctrl+Alt+V”.
В случае зависания операционной системы или внезапного перебоя в энергоснабжении можно потерять труды нескольких часов по набору важного текста. Чтобы свести к минимуму подобные потери, обязательно используйте функцию автосохранения. Чтобы ее настроить в OOo Writer зайдите в меню “Сервис > Параметры > Загрузка и сохранение > Общие”. Поставьте галочку в пункте “Всегда создавать резервную копию”. Автосохранение каждые 1 мин. Выбрать или Rich Text Format (RTF) или Microsoft Word 97/2000/XP. Пути сохранения резервных копий и некоторых других настроек можно посмотреть и изменить в “Сервис > Параметры > OpenOffice.org > Пути”.
Чтобы добраться до настроек в MS Word 2007 щелкните по верхнему левому значку, далее “Параметры Word > Сохранение”.
Я не слишком доверяю программам, поэтому каждые 5-10 минут нажимаю заветные “Ctrl+S”. В Word’e по умолчанию назначены клавиши “Shift+F12”. Чтобы добавить сочетание “Ctrl+S” войдите в меню “Параметры Word > Настройка > Сочетания клавиш > Меню Office > FileSave”.
В каком формате сохранять текстовые документы? Самый оптимальный на сегодня вариант — .DOC или .RTF. Все остальные форматы проигрывают в совместимости. Стандарты MS Word 2007 .xdoc или .odt, который использует LibreOffice не рекомендуются. Если же вы передаете кому-нибудь документ только для чтения, переводите его в формат .pdf.